“把 AI 交给部门用”听起来像一个大项目。实际起点更小：某类会议纪要已经连续三次被整理得可用，团队知道哪些材料要给、什么字段不能漏、谁负责最后确认。
先确认它真的可复用
一项任务进入团队前，不只看它有没有节省时间。还要看不同人拿到相近资料时，能不能按照相近步骤做出相近质量的成果。
- 任务每周或每月都会出现，而不是一次性需求。
- 输入材料类型稳定，能够列出来源和不能使用的资料。
- 输出格式相对明确，业务负责人知道什么叫合格。
- 人工确认点明确，不能由 AI 越过审批或专业判断。
- 任务负责人愿意维护模板，而不是让它在第一次演示后失效。
从个人任务到项目工作流
个人试做完成一项真实任务
写成模板记录资料、步骤、输出和检查项
小组复跑用不同材料验证规则
进入项目明确角色、权限与维护人
官方的“项目”功能可以在项目级别组织指令、连接器、专家、技能和资料。对团队而言，最有价值的不是把所有配置都打开，而是让一组人围绕同一类工作使用相同的背景、资料范围和验收要求。
团队真正要留下的五类东西
依据资料
制度、案例、客户材料和版本来源。它们决定 AI 回答基于什么事实。
任务表达
目标、资料、步骤、格式和验收要求。它记录了团队怎样交办这项工作。
人工判断
哪些地方被改过、为什么退回、什么叫合格。它比一次生成结果更接近团队经验。
可复用成果
模板、工作流卡、检查表和经过核验的知识条目，应该能被下一位同事接手。
连接器和 Skill 的边界。官方文档提示，连接器能够访问外部服务，第三方 Skill 也可能处理输入内容或请求额外权限。团队场景应优先核对来源、权限申请和脚本内容，先做最小范围授权。
进入项目之前，问五个问题
- 资料、任务、日志和反馈由谁负责，保留多久？
- 成员离开或更换工具后，模板和关键过程能否导出？
- 哪些连接器必须逐次确认，哪些操作绝不能自动执行？
- 谁负责审核事实、专业意见和对外输出？
- 三个月后，团队凭什么判断这个工作流还在产生价值？
这五个问题决定了一项 AI 试用会停留在个人技巧，还是慢慢变成企业自己的能力。技术产品可以更新，组织的资料、判断和评价标准不能轻易丢掉。
资料来源
- WorkBuddy 官方：项目，项目级配置与截图来源。
- WorkBuddy 官方：连接器，连接器的能力与数据、权限边界。
- WorkBuddy 官方：技能，第三方 Skill 的来源和权限提醒。